Global Sources 世界經理人

廣告
熱點搜索
求職技巧
職場新人
辦公室政治
面試技巧
升職加薪
廣告
首頁    職場   職業發展    正文

高效遠程辦公指南,對個人8點對企業11點建議

  JAC外貿實戰  2020-02-07 00:00:00   專欄
在家辦公,如何能夠高效,給你大量的建議。

新冠來襲,延遲開工。

但是延遲開工不是不開工,而是沒辦法回到公司,只能呆在家里辦公。

在家,是為消滅病毒做貢獻;而辦公,則是維持企業生存,維持個體生活!

其實以現在互聯網的發達程度,遠程辦公協調好了,并不會有非常大的影響,當然需要特有的生產工具或者生產資料的工作除外,例如工廠車間。

需要調整的是企業老板的心態,看不到,似乎就是不放心。

遠程辦公在很多國家尤其是美國,非常成熟,還有一個專有名字來形容這種工作狀態

work from home

大家隨便google一下work from home這個稱謂,會找到大量的信息,很多網站以為打工者篩選最好的work from home jobs和技術指導為生,而且收入不菲。

Israeli Society of Ecology and Environmental Sciences,這個組織做過一項研究,得出一個結論:

1、work from home可以給社會帶來以下好處:

保護環境,因為減少了溫室氣體排放,空氣污染

節省企業主的費用,因為辦公空間不再需要很大,節省員工花在交通工具上的費用

為需要工作的人創造更多的工作機會,因為地域不是問題

可以招聘到更多的人才,原因同上

這一點我們深有體會,為了招攬到更多人才,也為了服務分布于全國各地的客戶,利貿咨詢的工作人員并不是都在杭州辦公,還有一部分人分布于廣州,佛山,濟南;

而且大部分項目經理都是處于空中飛人的狀態;

未來上海,深圳等都會有飄在公司外,一年難得回一次公司的工作人員。

實際上我們也花了大量的時間來熟悉這種運作模式,因為這中間會有很多的障礙,例如:

失去工作環境和氛圍造成的個人工作效率低下;

不能面對面溝通所帶來的溝通效率低;

不能見面所帶來的同事之間關系疏遠;

協同操作的低效;

工作管理和考核的不方便

……

每一條不需要多做解釋,大家現在已經或者很快會慢慢的體會到這些問題。

但是為了容易解決,我們做一下歸類:

個人的工作效率低下,這一點做soho的人最有發言權,很多做soho的自己都承認自己有很強的惰性;

溝通和協調的效率降低,原本拉過來,面對面幾句話就能講明白的問題,分隔兩地,可能要溝通很久,還會出現莫名其妙的矛盾,因為看不到表情,或者在家里受到了某些事情的煩擾心情不好等等。

管理難度的提升,例如一些日常指導,例如可以及時得到結論的請示,例如一些事情的落實程度等等。當然,就如同開篇所說,其實更多的是老板或管理者的心態在作怪,習慣了看著盯著,看不見就會猜疑;

因為這些問題,我們摸索了很久,現在已經基本理順。

今天分享給大家我們自己在摸索過程中積累的一些比較不錯的經驗,跑順了不僅僅是有助于眼下,實際上也是一種新的模式的開拓。

個人篇

假期本來就會打亂一個人的生活狀態,每個企業假期結束后的一段時間內都會有一段時間的效率低下,那就是因為工作者要把自己從假期的狀態中調整過來。

當然,外貿人是一個特別的物種,假期里實際上也還是要處理詢盤,跟客戶溝通,但是,在家工作跟在公司公司差別還是很大。

更加隨性,略帶散漫。

給大家如下建議:

1.生物鐘跟上班時一致,正視穿戴問題

假期里很多人都是很晚睡,很晚起,這從大家朋友圈的活躍度就能看得出來,公眾號的訪問量分析更是直接說明了這個問題。

當然,除非你是想調整生物鐘,跟客戶的工作時間趨同,否則一定是跟公司一致。

不然,正式復工了,你的苦日子也就來了,十幾天,調整起來還好,如果再拖長,甚至更長,調整起來會很痛苦。

穿戴整齊,則是一種儀式感,大量的實踐證明,一個人穿戴整齊時要比穿著睡衣拖鞋,臉也不洗,牙也不刷的狀態更容易集中精力,更容易融入工作,效率自然也就更高。

否則你會覺得,怎么什么事都沒做呢,一天就結束了呢?你說恐慌不?

現在網上流行著一句話:新冠的肆虐,讓我們認識到一個嚴肅的問題,不是工作需要我們,而是我們需要工作。

連房租問題,信用卡還賬問題,房貸問題都被國家擺在了臺面上,說明這一次疫情對于個人財力真的是一個嚴峻的考驗,尤其是我們已經讓春節掏空了錢包。

2.給自己制定工作表格

把在公司上班時每天必須要做的事情列舉一下,嚴格完成。

完不成給自己一點點小處罰,完成給自己一點點小獎勵,還是有必要的。

這是自己對自己的錢包負責的表現。

你會發現在公司很多事情很快能完成,可能在家里要加班,那就是因為工作效率低了,尤其是有孩子在身邊的父母們,你會發現孩子們會不停的來干擾你,當然現在中小學都開始了網上授課,安排作業,那些幼兒園甚至更小的孩子呢?

為人父母,總不能說,來給你看動畫片,給你玩游戲,不要來吵我,也要給孩子一些事情做,不然被粘著被吵肯定是免不了了。

趣味手工視頻啊,動畫英語學習啊,繪本漫畫啊,哎,當然,也只能在一定程度上解決問題,聊勝于無吧。

3.選擇合適的辦公場所

work from home的正常模式下,很多人會選擇家附近的咖啡廳啊,聯合辦公的場所啊等等,我們去年去拜訪英國客戶,采購量很大,但是連辦公室都沒有,就是在家附近的聯合辦公場合進行洽談。

現在都不可能了,在家里,也盡量不要在臥室里,書房,或者在客廳臨時劃分出一個工作場地來,也是種不錯的選擇。

在美國的work from home里面有一個詞語叫做work creep,也就是工作拖延癥,研究者發現,工作時間設定的不清晰和工作環節太貼近私人工作場合是造成很多work from home從業者出現這個問題的重要因素。

當然了,條件不具備的外貿人可以忽略這一條。

就算是在臥室工作,也要把臥室整理條理干凈,清清爽爽,一方面有利于自己的狀態提升,一方面萬一公司要開視頻會議,看到亂糟糟的臥室,再想想你日常干凈利索,工作井井有條的狀態,會不會有一種“物是人非”的感覺?

4.如果公司允許,尋找你的工作最高效時間點

當然了,總不能是半夜和凌晨,畢竟很多工作需要協同,上班時間完全找不到你的人也不是個事吧。

對于很多父母,可能最高效的時間反而是清晨(孩子還沒起)和夜晚(孩子已經睡著)吧。

可以把自己的現實狀況跟老板做一個溝通,協商一種最合理的模式出來。

很多老板也是為人父母,相信他們能夠體會并且理解。

5.工作時間不要過度消耗時間在社交軟件上

其實,很多人在公司里也是有大量時間消耗在微信,微博等社交軟件上面,但是畢竟是工作場合,不會很放肆,在家里……

尤其是現階段,看看增加了多少確診者,看看又出現了什么醫治方法,看看又有什么大神傳播了什么爆炸性信息……

何必呢?

信息依賴癥,這是一種病。

6.利用一些不錯的計劃管理和時間管理apps

如果你不相信自己的自制力,就利用一些不錯的apps實現自我管理(當然,有沒有還是看自己)

推薦幾個我用的不錯的:

計劃清單: 設定7天規劃,每天要做的事情放進來,設置挑戰金(最低1元),分享給自己的小伙伴或者同事,完成拿回錢,完不成大家分錢,哈哈

番茄todo:可以設定專注做一件事情的時長,有鎖機功能,還能給你統計數據,工作效率一覽無余。

當然了,還有很多,網上一搜一大堆。

不再浪費大家時間。

7.休息和運動

每一個專注的事情做完了,可以稍微休息一下,在窗邊眺望一下,能看到什么也沒所謂了,做一些比較簡易的運動。

身體是革命的本錢。

你有沒有發現你又胖了。

8.差點忘了這一點

如果你老板有疑心病,一定要經常露露臉,你懂得。

悶頭做工作,在公司里能看的見,但是在家里,問題就出來了,畢竟老板們現在心急火燎的,多多理解吧。

職場生存規則?厚黑學?我也不知道,反正是好事。

公司篇

就如同上面所說,對自己的同事采取信任和寬容的態度一定要有的,以此為基礎,再去做出一些規劃,更有利于平穩過渡。

1.可考慮按照客戶的時間上下班

前提條件是同事同意。

原來我們在講課的時候經常說到我們公司的靈活考勤制,很多老板就會發出同樣的一個顧慮,公司里本來人就不多,稀稀拉拉,這個來那個不來,感覺氣氛不對。

現在不用多慮了吧。

還有一個顧慮,還是上面所講,看不見不放心啊,現在反正你也是看不見了,你總不能要求你的同事,上班時間必須開著視頻工作吧。

2.充分考慮已為人父人母的同事的難處

這個時期無牽無掛的小年輕就要撐著公司的重擔啦(玩笑),這個跟兼職媽媽還真不一樣,work from home模式下的年輕媽媽們都很累,是因為孩子還沒到上學年齡,總是要照看,但是還要完成工作。

高效,也要照顧到情緒和客觀困難。

彼此體諒,更容易高效。

3.利用一些任務安排軟件

例如我們公司用的是teambition,可以進行任務創建,任務指派,進度監控等等,功能很強大,我們這種需要大規模協同的咨詢管理公司都可以基本滿足。

10人以下免費。

能夠可以滿足大部分中小企業的需求吧。

飛書,大家也可以了解一下。

這些軟件都可以大規模的提升協同效率,最關鍵的是,能把目標拆分為任務,任務下再拆分為每個人的子任務,還可以設置任務完成周期,也可以為管理提效。

當然,如果習慣了用釘釘,企業微信進行任務下達,也可以。

這個時候私人微信和微信群的弊端可能就顯現出來了,一個文件反復的傳遞,一個任務怎么也拆不清晰,到了最后交工的時候發現,這種誤解那種誤會,大大降低工作效率。

我在寫這篇文章的時候,我們營銷經理給了很多任務安排的心得,我直接貼出來,免得再碼字了:

發布任務時的注意事項

但是,有一個問題不得不說,如果你以前沒有非常條理的安排過任務,或者安排任務更喜歡面對面,還是用軟件吧,畢竟等你學會了一些東西,黃花菜都涼了。

4.如果你非要用微信群或者QQ群之類

除了要注意以上事項之外,不要發一些莫名其妙的語音,尤其是群里人比較多的時候,發語音一定要告知是給誰的,不然每個人都去聽了一遍,發現不是給自己的,何必浪費這些時間。

語音務必簡明扼要,想明白了再發出去。

相互消耗不是一件好事。

5.多通電話,多視頻

文字這東西,表達感情難,表達情緒難,手一抖,意思就變了,沒必要弄出一些不必要的誤解或是誤會。

見面三分親,視頻也得有二分吧。

這樣會提升溝通效率,加快解決問題的速度。

6.安排好其他部門的相關配合

大部分工廠開工是不可能了,但是有一些問題肯定還得需要其他的部門來解決,流量和詢盤還有,但是沒有其他部門的配合,很多公司根本連價格都報不了。

提高其他部門的效率,也就非常重要了,大家都說自己日常很忙,尤其是技術和生產,現在略閑了吧,正好也可以看下他們配合一項工作到底需要多久,在沒有干擾的前提下。

7.沒有資料怎么辦?

很多公司沒有一個良好的習慣,一些必備的資料沒有一個完整的備份,無論是網絡,還是手提電腦,當然了,很多因素在里面,不多闡述。

集合所有資料,是公司要做的第一個動作,業務人員工作該用到哪些資料肯定心里有數,但是每個人手里可能有不同的資料分布,集合一下。

實在不行,就去之前的聊天記錄,郵件記錄里扒拉扒拉,總會有一些資料可以用。

集合起來,工作效率會提升。

如果再缺,就只能喊一嗓子問問誰有了。

8.我沒有電腦怎么辦?

手機辦公唄,能怎么辦?

9.采購負責人員要跟供應商建立密切的溝通

拼供應鏈管理能力的時刻來了,沒訂單很煩,有了訂單,拿不到貨也很煩,復工之后,供應商會有大量的訂單要安排,你的能排在什么時候?

那個時候再抓狂,就晚了。

客戶的需求肯定是有的,不過被壓制了而已,復工之后,需求進來,訂單進來,拿不到貨,客戶會怎么做?

換掉你!

又是一次大洗牌。

10.抓好基礎工作和復盤工作

這個在之前的文章里寫過,今天可能還是要強調一遍。

老板是企業的大腦,大部分老板有意識做基礎工作和復盤,但是各種事情,窮于應付,但是現在略微清閑了吧。

該把這些工作抓一下了。

現在外貿企業普遍的業務基礎薄弱,業務素材缺乏,大家開足了馬力往前沖的時候,沒人愿意停下來,現在疫情逼著你減慢了,甚至停下來了,現在不做,忙起來,又是一個循環。

基礎無非是我們以前一直在強調的專業,職業,商業,有溫度,在公眾號里面大把的文章都是關于這些話題。

這些東西都是我們自己公司經營的基礎,也是利貿咨詢對外服務首先要介入的工作,重要性大家應該能夠體會了吧。

復盤:就是關于業務端郵件和即時溝通記錄全景的再回顧,也可以稱之為案例分析,通過視頻會議的方式,分析每一個業務人員的郵件和即時溝通全記錄,你會發現很多問題。

以大部分外貿老板的經驗,這些問題實際上能夠解決,如果這幾天能夠發現問題,拿出解決方案,開工之后,不就是優化推進,落地執行了嗎?

很多外貿企業是不是就是這樣起步的,老板會看業務員的郵件,找出問題,給出指導,然后盯著落地,行之有效,為什么不做了呢?

這幾天閑著,瞎恐慌,瞎琢磨,瞎猜疑,還不如做些對后期發展更有利的事情,不是嗎?

11.早晚會

之所以把這條放在最后,是因為其實大家都很討厭這種會議。

但是,在現在的特殊情況下,為了推進工作進度和協同,早晚會制度就會變得非常必要。

視頻會議,現在應該是沒有任何難度。

每天過一下每個人要完成的任務,過一下昨天的大體工作內容,算是一個相互督促,也是一種相互提醒。

如果結合每天的工作做復盤或者案例分析,就會讓會議變得有價值。

終于寫完,前面提到一個問題,如果大家能夠把遠程協作搞的順暢,會打開一個新的局面。

這幾點對于企業都非常重要

高工資區域聘用低工資區域工作人員進行工作,降低成本(工資肯定是要比員工所在區域工資要給高一些);

偏遠區域不容易招聘,這樣也能夠解決

95后乃至00后,會比較推崇這種工作模式,人才引進有利

國外分支機構的工作模式也就有了

或許這次疫情會讓工作模式產生根本性變革,當然,這只是個人猜測。

本文系JAC外貿實戰授權世界經理人發布,并經世界經理人編輯。文章內容僅代表作者獨立觀點,不代表世界經理人立場,如需轉載請聯系原作者獲取授權,并請附上出處(世界經理人)及本頁鏈接http://www.7942330.live/mycareer/ma/8800104161/01/,推薦關注微信公眾號(ID:CEC_GLOBALSOURCES)

© 世界經理人:自1999年創立以來,世界經理人網站(www.7942330.live)致力于引導職業經理人實現卓越管理,以專業的形象為經理人用戶全方位提供最佳管理資訊服務和互動平臺。

相關文章

人工智能浪潮下未來工作形態如何變革?

“頭痛醫頭,腳痛醫腳”——傳統的點狀管理模式該如何優化

好的技術領導人頂得上100個工程師!

如果一周工作時間不是40小時,那是多少?

今日聚焦

遠程辦公4年,我們踩過的15個“溝通”坑

廣告
 關注成功
 取消關注
廣告

熱門排行榜

  • 熱門
  • 經典
  • 管理
  • 文章
  • 論壇
  • 博客
 
 
 
資訊訂閱
世界經理人 iPhone APP
世界經理人 微信公眾號
河北十一选五前三直走势