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陸續復工的外貿企業,這份復工指南請照做

  JAC外貿實戰  2020-02-15 00:00:00   專欄
這份復工指南主要包括兩個方面的一個是安全防護篇,一個是關于工作開展方面的。

新型冠狀病毒(2019-nCoV)疫情影響著全國各地的各行各業,復工日期由原來的3號延期到10號,當然有的公司可能至今還未復工。

就浙江而言,首批復工的外貿企業核準率僅0.54%!

但,無論是已經復工的企業還是沒有復工的企業,這份復工指南你都該看看,一定會有幫助的。

這份復工指南主要包括兩個方面的一個是安全防護,一個是關于工作開展方面的。

我們先來說說關于安全防護的。

畢竟安全第一,大家健康,企業才能興旺。

安全防護篇

01 交通出行

1.帶口罩出門!沒有戴口罩的不允許進入公司!

2.盡量不要選擇公共交通工具出門,路程較近的同事可選擇步行或者共享單車出門。

3.選擇公共交通工具出行,記得上車后盡量選擇通風處獨自站立,少接觸車內設施。下車后不要摸臉,眼睛,鼻子。用免洗手液或酒精消毒。

4.出門帶手套或紙巾,樓層低盡量選擇爬樓梯(不要接觸樓梯把手),坐電梯記得用手套或紙巾按按鈕,避免直接接觸。

5.提倡帶眼鏡出門,無論是否近視

6.建議出門前解決好大小便,盡量少用公共廁所。(記得蓋好馬桶蓋沖水)

02 辦公指南

(1)進公司第一件事,量體溫,請自覺量體溫!體溫異常的盡快就醫。

(2)把自己工位的物品用75%酒精消毒,特別是鼠標鍵盤。

(3)同事間交流保持一米以上,盡量避免面對面交流,使用辦公軟件交流。

(4)如需開會,可以開線上視頻會議,避免面對面交流。

(5)不要開中央空調

(6)辦公區每天保持兩次半小時的通風

(7)在辦公室務必帶口罩,不要摘下來!

(8)保持勤洗手、多飲水。,堅持在進食前、如廁后、進入會議室前按照20秒,六步法嚴格洗手。

(9)沒有特別必要性,停止邀約外部客戶來公司交流,也不要安排員工出外勤,網絡溝通即可。

03 就餐指南

1.鼓勵自帶盒飯,避免去食堂或點外賣,減少人員接觸感染的機會

2.特殊時期,可以停止和同事的“友好關系“,不要聚在一起吃飯。(劃重點:一個人吃飯。

3.下班后不聚會聚餐,各自回家,各找各媽。

04

心態調整指南

(1) 調整好自己的作息,少熬夜,記住你是個工作的人了。

(2) 制定好工作計劃

(3) 午間小憩,保持精力

(4) 無需太過恐慌,放松心情

工作開展篇

1 合理安排工作時間 (錯峰上班)

可以考慮根據按照客戶的時間來上下班,錯峰上班,減少公司辦公人流量,保證安全。同時要注意和其他部門的同事協調好,保證部門間的正常溝通,不能出現斷檔。

2  抓好基礎工作,做好復盤工作

這一項我在高效遠程辦公指南里已經說過了,之所以再說一遍。

是因為基礎工作做好很重要,復盤工作更重要,復盤工作做得好,可以提升成交的五倍。

現在外貿企業普遍的業務基礎薄弱,業務素材缺乏,大家開足了馬力往前沖的時候,沒人愿意停下來,現在疫情逼著你減慢了,甚至停下來了,現在不做,忙起來,又是一個循環。

基礎無非是我們以前一直在強調的專業,職業,商業,有溫度,在公眾號里面大把的文章都是關于這些話題。

復盤:就是關于業務端郵件和即時溝通記錄全景的再回顧,也可以稱之為案例分析,通過視頻會議的方式,分析每一個業務人員的郵件和即時溝通全記錄,你會發現很多問題。

以大部分外貿老板的經驗,這些問題實際上能夠解決,如果這幾天能夠發現問題,拿出解決方案,開工之后,不就是優化推進,落地執行了嗎?

很多外貿企業是不是就是這樣起步的,老板會看業務員的郵件,找出問題,給出指導,然后盯著落地,行之有效,為什么不做了呢?

3 整理客戶資料,持續開發客戶

疫情之下,出國拜訪客戶、參展等將受到非常大的影響,昨天的文章里也提到了120個國家和地區對我國進行了入境管制。

且目前廣交會也停展了。

所以,通過各種線上渠道主動開發客戶是必須重視和應該馬上著手啟動的工作。

同時,利用這段時間,對歷年來積累的客戶資料,尤其是那些未成交的客戶,進行重新整理分析,從而挖掘商機。

4 維護好客戶,做好客戶關聯工作

如何做好客戶維護工作呢?可以從以下方面出發:

01.整理好下單待生產和待出貨的客戶,與工廠確認交期,與物流公司確定出貨安排,和客戶協商最佳的解決辦法。

02.對重要的客戶,可以以公司總經理名義郵件拜訪,郵件主題可以圍繞“堅定信心,展望未來的合作”,突出強調疫情下我們所采取的防護措施(衛生)和產能調整方法(供應穩定),打造“安全衛生、保質保量、準時交貨”的供應商形象。

03.整理已成交的老客戶信息資料,與客戶密切溝通,共同制定新一年的采購計劃和生產安排。

04.關注各國的貿易政策、出入境政策的變化,密切關注物流狀況,第一時間關注各航空公司、船公司的政策變化。與客戶提前溝通,共同尋找應對和解決的最佳方案。

最重要的是要告訴客戶:你在疫情下采取了哪些具體措施,讓那些無論是你已經成交的老客戶,還是未成交的新客戶都知道,所有和你合作的客戶,你為他們所提供的產品服務里,加入了完善的防疫措施這一步。你的公司已經建立了防疫方案,以打消客戶對自己如果在你這里采購貨物,能否安全交付的疑慮。

5 保障穩定生產

01.保持和供應商的密切聯系,保障供應鏈

與供應商保持密切聯系,確保復工后能及時完成訂單生產。明確好工廠的具體復工時間、生產能力和當地的物流情況。

02盤點現有庫存,有缺的及時補貨

盤點現有庫存,整理物料空缺情況,優先補齊用于現有訂單生產的物料(若物料價格穩定,可以提前準備下個月的關鍵物料,防止疫情影響導致后期訂單爆發,供應緊張)。

結語

放假前應該沒人會想到,這次的假期竟如此漫長。本來現在大家都該在工作崗位上兢兢業業了,結果某天一睡醒就被通知上班時間延遲。

換做平時能在家多休息兩天,我們早就樂開了花了。

但現在,應該沒人能真正高興得起來,因為推遲返崗的原因,是一場可怕的疫情,這個時候才知道能正常上班是多么的幸福。

但總會有復工的一天的,疫情總會過去的。

所以在這里,我們為大家(開工了的,沒開工了的)準備了一份“開工指南”,希望大家盆滿缽滿的時候,健康也滿滿的。

畢竟,只有大家健康了,企業才能發展好。

本文系JAC外貿實戰授權世界經理人發布,并經世界經理人編輯。文章內容僅代表作者獨立觀點,不代表世界經理人立場,如需轉載請聯系原作者獲取授權,并請附上出處(世界經理人)及本頁鏈接http://www.7942330.live/mycareer/ma/8800104260/01/,推薦關注微信公眾號(ID:CEC_GLOBALSOURCES)

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