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5個方面洞察項目:我如何判斷一個項目能否成功

  劉潤  2020-03-28 00:00:00   專欄
希望你能像上帝一樣看得清清楚楚,也能像操盤手一樣做得游刃有余。

本文來自微信公眾號“劉潤”(ID:runliu-pub),世界經理人經授權轉載。

2002年,26歲,我沒日沒夜地學習管理,做項目,然后去參加了一門考試。

這門考試叫做:項目管理專業人士資格認證(PMP)。也被戲稱為:拍馬屁。

從當時的時間點看,我也許不是中國前100名獲得PMP認證的人,但至少也是前1000名吧。如今擁有認證的,可能有幾十萬人。

這么多年過去,我做了很多新的事情,也有了很多新的理解,有自己的一些判斷辦法。

那么,如何判斷項目的好壞,能否成功?


— 1 —
是否用循環解決問題?

第一個重要的要素:是否用循環解決問題?

哪些部分組合在一起,是完整的循環?

啟動、計劃、執行、控制、收尾。

這5個步驟很好理解。

但是,但是,更重要的是看各環節的分配比例。

絕大多數人的分配比例,是錯誤的。

真的嗎?我們往下看。

啟動環節,大約占4%。

計劃環節,大約占36%。

執行環節,大約占25%。

控制環節,大約占28%。

收尾環節,大約占7%。

很多人想象不到,也難以接受,計劃竟然要占整個項目1/3的精力?刂频沫h節,竟然也比執行的環節耗費的心力多。

為什么?

因為只有計劃得非常好,在執行上才會事半功倍。

那控制比執行更耗費心力,又是怎么回事兒?是執行不重要嗎?

不是的。執行很重要。執行花的時間和資源,當然是遠遠大于計劃和控制的。

但是,計劃和控制所花的心力,你做事情的密度,思考的復雜度,是遠遠大于執行的。

這也是為什么,投資決策的功課往往都在最前面,買賣只是最后一個簡單的操作。

這也是為什么,很多人做不好項目,因為在啟動環節糾結了太久,在計劃和控制環節太懈怠。

沿著錯誤的地圖,執行的很好,只會加快毀滅的速度。

而錯誤了還不知道糾偏,更是把自己推向了懸崖。

把更多的心力放在計劃和控制上,而不是執行,是重要的認知。


— 2 —
是否把目標拆解為任務?

這個能力,至關重要。如何強調都不為過。

把目標拆解為任務,也被叫做“Work Breakdown Structure”(工作分解結構),簡稱WBS。

看著很簡單,但簡單的事情,往往很難做。

很多公司,分不清楚什么是“拆分”和“拆解”。

什么是“拆分”?

比如一個大區的KPI是1000萬銷售目標,10個城市負責人每人領走100萬的銷售任務。

城市經理,可能會再給自己下面10個一線銷售每人10萬的銷售任務。

為了以防萬一,還可能會給下面暗中加碼。上面是1000萬的銷售任務,最后下面合起來是1100萬。

然后彼此博弈,討價還價。

這可能是大部分公司的現狀。

那什么是“拆解”?

1000萬的銷售業績是結果,我們要試著還原出做到1000萬前面的動作,拆解KPI。

比如說做到1000萬,每個客戶的客單價是多少,拆解計算出要成交多少名客戶。

根據歷史轉化率,想要有那么多成交用戶,又拆解出需要拜訪多少客戶。

想要找到這么多客戶,再拆解出可以去哪些渠道找到他們……

一步一步拆解成動作,讓下級清楚地知道應該做什么,可以完成自己的目標。

“拆分”和“拆解”,一字之差,結果往往是天壤之別。

而這種能力的背后,有一個非常重要的數學方法——關鍵路徑。

什么是關鍵路徑?

就是如果這一步解決不了或者慢了,整個項目也就黃了或者耽誤了。

比如畫稿上色之前,一定要先有素描。

比如汽車啟動之前,一定要先有預熱。

把項目持續時間最長的各個步驟連接起來,得到一條耗時最長的路徑,就是“關鍵路徑”。

懂得找到關鍵路徑,并且縮短它。


— 3 —
是否有緩沖器?

判斷項目,做一件事情,還有什么特別特別重要?

有沒有緩沖器。

如果碰到了黑天鵝,灰犀牛,怎么辦?

面對“已知的未知”,有沒有“應急儲備”?

比如,天氣預報說,明天臺風登陸,特大暴雨。

那么,你有沒有為狂風暴雨準備一系列應對工作,這是應急儲備。

面對“未知的未知”,有沒有“管理儲備”?

你不知道會發生什么,也不知道會不會發生,怎么辦?

所以有的公司會特別留出來一定比例的資源,來應對不可預見不可抗力的情況。

比如,手機廠商有“配件庫存”。為了應對供應商突然不靠譜帶來的瞬間沖擊。

比如,企業會有“公共人才庫”。為了應對項目突然上馬帶來的瞬間沖擊。

比如,公司會有“安全現金流”。為了應對現金流斷裂突然暴斃的沖擊。

如果沒有緩沖器,輕則波動,重則猝死。

很多公司平時運行的時候,效率很高。但是對效率的極致追求,其實是對緩沖器的放棄。

一旦遇到社會突發情況,就會變得非常脆弱。

脆弱和效率的背后,是冗余和健壯。

尤其在今天,面對突如其來的疫情,再來看這點,是不是有了不一樣的感受?

企業健康時,是很難理解“緩沖器”的價值的。如果爬起來了,立刻做出改變,以后一定記住。


— 4 —
管理者的時間
花在了哪里?

管理者90%的時間,應該花在溝通上。

這很難理解,但卻很重要。

管理者盡量不要陷入具體的工作細節中。管理者也很少真正做事。

那為什么不做事,拿的薪水卻更高?

因為管理者的存在,讓公司其他人的整體協作效率得到了提升。

管理者是為了讓別人把事情做得更好。

比如,怎么找到合適的人?怎么激勵團隊?怎么制定流程?

管理者多說“這事你做”,少說“放著我來”。

而為了提高溝通的效率,有一個重要的方法,分享給你——作戰指揮室(War Room)

我也曾經在《5分鐘商學院》中提到過這個工具。

在幾乎所有戰爭片中,都有一個討論軍情的房間。房間上有一副插滿圖釘的地圖,有一個專門制作的沙盤。

所有核心將領、參謀、情報員,吃住都在這里。通過不斷獲得的軍情,討論、推演,隨時做出決策。

為什么有作戰指揮室?

這是復雜模糊的戰爭局勢,倒逼出了對溝通效率的變態要求。

所以在推進項目時,可以設立作戰指揮室,有快速作戰組,獲得變態級的溝通效率。

管理者如果時間沒有花費在溝通上,這個項目只會占用管理者更多的時間,而且結果往往和初衷背道而馳。


— 5 —
會議最重要的議題是什么?

我會特別關注,會議上大家在討論什么。

會議最重要的議題應該是:風險管理。

懂得風險管理,你才會明白,為什么前面說到計劃(36%)和控制(28%),要耗費一個人那么多的心力。

因為“計劃”的核心邏輯是:生產。

生產的背后,是一條“基準線”。

今天花多少錢,明天進度到哪里,后天誰在里面干,這些都是基準線。

把基準線畫出來,開始執行,就會產生結果。

結果和基準線,往往都有偏差。

那什么是風險?

結果和基準線一旦產生偏差,可能就是風險。

控制的核心邏輯是:糾偏。

這個季度原定銷售額是3000萬,兩個月過去了,只完成1000萬,怎么辦?

這個季度的廣告投放預算是2000萬,結果一個季度過去,超額支出1000萬。這多出來的錢,花在哪里去了,效果如何?

如果你沒有計劃,你就不知道基準線。

如果不知道基準線,你就無法在執行過程中進行對比。

如果無法對比,你就不知道偏差。

如果不知道偏差,你就意識不到風險。

如果意識不到風險,項目就可能失敗。


最后的話

所以,這些是我自己做項目特別關注的東西。也是我判斷項目能否成功的重要方法。

也許你不用參加項目管理的考試,也不用成為一個專業人士,但是你總會參與負責一些事情。

我也發現,生命的一切事情,本質都是項目。公司發展、個人成長,都是項目。

人生,就是一個大項目。

在這件事情上,希望你能像上帝一樣看得清清楚楚,也能像操盤手一樣做得游刃有余。

今天這些方法,也許就能把別人的頓悟,變成你的基本功。

不僅是要判斷能否成功,更要讓自己變得成功。

本文系劉潤授權世界經理人發布,并經世界經理人編輯。文章內容僅代表作者獨立觀點,不代表世界經理人立場,如需轉載請聯系原作者獲取授權,并請附上出處(世界經理人)及本頁鏈接http://www.7942330.live/mycareer/ma/8800104847/01/,推薦關注微信公眾號(ID:CEC_GLOBALSOURCES)

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